Preguntar «¿vienes o no?» a ciento cincuenta personas por chat es uno de los trabajos más ingratos de organizar un evento: respuestas a medias, mensajes que se pierden y una hoja de cálculo que nunca cuadra con lo que pide el local.
La confirmación de asistencia en línea (el clásico RSVP) cambia eso: cada invitado responde desde su celular y tu lista se actualiza sola. Aquí te contamos cómo montarla bien.
Por qué el chat no alcanza
Confirmar por WhatsApp funciona con veinte invitados. Con más, aparecen siempre los mismos problemas:
- Las respuestas quedan repartidas entre chats, grupos y llamadas.
- Nadie sabe con certeza cuántas personas vienen con cada invitado.
- El conteo final se arma a mano, la semana en que menos tiempo tienes.
- El local y el catering piden una cifra, y tú solo tienes una estimación.
La solución no es escribir más mensajes, sino que cada respuesta caiga en un solo lugar.
Cómo funciona la confirmación en Reiday
Cargas tu lista una vez y cada invitado recibe su enlace personal. Al abrirlo, su invitación lo saluda por su nombre, le dice cuántos pases tiene y le permite confirmar con un toque.
- Respuestas en tiempo real. Cada confirmación aparece en tu lista y en tus notificaciones.
- Pases claros. Cada invitación indica cuántas personas entran con ella.
- Acompañantes con nombre, para que el día del evento no haya sorpresas en la puerta.
- Tu lista siempre descargable en Excel, lista para enviarla al local o al catering.
Pases y acompañantes: la diferencia que evita confusiones
Son dos datos distintos y conviene tenerlos claros desde el principio:
| Qué es | Para qué sirve | |
|---|---|---|
| Pases | Cuántas personas entran con esa invitación, contando al invitado | Es el número que se descuenta en la puerta |
| Acompañantes | Los nombres de quienes vienen con él | Aparecen en su invitación y en la ficha de recepción |
Un ejemplo: una invitación para una pareja lleva 2 pases y un acompañante con nombre. Si pones más nombres que pases te lo indicamos, pero la decisión es tuya.
Carga tu lista en minutos
Si ya tienes tu lista en una hoja de cálculo, no hace falta escribirla de nuevo:
- En «Invitados», descarga la plantilla de Excel: la básica (nombre, pases, acompañantes y celular) o la avanzada, con más columnas.
- Llena una fila por invitado.
- Sube el archivo. Te decimos cuántos invitados se añadieron.
También puedes añadir invitados uno por uno, y desde la ficha de cada uno enviarle su enlace por WhatsApp con el mensaje ya escrito.
Pon una fecha límite (y cúmplela)
El local y el catering necesitan una cifra con anticipación. Desde «Tu evento» puedes fijar una fecha límite para confirmar: las confirmaciones se cierran al terminar ese día y el invitado que llega tarde lee a quién avisar.
Si alguien te avisa después por teléfono, puedes marcar su respuesta tú mismo desde tu lista. Y el día que vence el plazo te lo recordamos, para que decidas si lo amplías.
Seguimiento sin perseguir a nadie
En tu lista, cada invitado muestra si ya abrió su invitación. Así distingues a quien la vio y aún no decide de quien todavía no la ha abierto.
- Filtra tu lista por estado: confirmados, pendientes y los que no asistirán.
- Vuelve a escribir solo a quien de verdad hace falta.
- Revisa los totales de pases confirmados antes de hablar con el local.
Invitaciones y recordatorios por WhatsApp
Si lo prefieres, podemos enviar desde el WhatsApp de Reiday la invitación con botones para confirmar y un recordatorio a quienes aún no responden. Las respuestas aparecen solas en tu lista.
Buenas prácticas para que confirmen a tiempo
- Envía las invitaciones con margen: entre seis y ocho semanas antes para una boda.
- Di la fecha límite en el mensaje, no solo en la invitación.
- Revisa los celulares antes de enviar: un dígito mal escrito es una invitación que no llega.
- Recuerda una sola vez, unos días antes del límite. Insistir más cansa.
Preguntas frecuentes
¿Un invitado puede cambiar su respuesta?
Sí. Vuelve a abrir su enlace personal y elige la otra opción, mientras las confirmaciones sigan abiertas. También puedes cambiarla tú desde tu lista.
¿Necesito una invitación digital para usar la lista de invitados?
No para lo esencial: la lista y los enlaces personales funcionan por sí solos. Si tienes una invitación digital, el formulario de confirmación se puede insertar dentro de ella.
¿Qué pasa con las confirmaciones después del evento?
Los formularios de confirmación se cierran solos unos días después de la fecha de tu evento. Tu lista sigue en tu panel y puedes descargarla cuando quieras.
