El día del evento no es momento de buscar nombres en una lista impresa mientras se forma la cola en la entrada. Con el control de recepción con código QR, tu personal registra cada llegada en segundos desde su celular, y tú ves en vivo cuántos invitados ya ingresaron.
Esta guía explica qué necesitas, cómo se prepara y qué hacer si algo falla ese día.
¿Qué es el control de recepción?
Es la herramienta con la que se registra el ingreso de los invitados en la puerta. Cada invitado tiene su propio código QR; al escanearlo, quien está en la entrada ve al instante quién es, cuántos pases tiene y en qué mesa se sienta.
- Ingreso rápido: un escaneo por invitado, sin buscar en papel.
- Pases bajo control: se descuentan a medida que la gente entra.
- Conteo en vivo desde tu panel: confirmados, ingresados y por llegar.
- Sin aplicaciones que instalar: funciona desde el navegador del celular.
Qué necesitas antes del evento
- Tu lista de invitados cargada, con los pases de cada uno.
- El control de recepción activo en tu evento.
- Un PIN que solo conozca tu personal.
- Uno o más celulares con cámara y batería suficiente.
Paso a paso: prepara la puerta
- En «Control de recepción», crea y guarda un PIN.
- Copia el enlace para recepcionistas y compártelo con tu personal junto con el PIN.
- Tu personal abre el enlace y escribe el PIN. Conviene hacerlo antes de salir hacia el local, con buena señal.
- En la puerta, escanea el QR de cada invitado. Si alguien no lo trae, se le busca por nombre.
- Tú sigues los ingresos en vivo desde tu panel.
Qué ve tu personal al escanear
Cada lectura abre la ficha del invitado con lo que hace falta para decidir en dos segundos:
| Dato | Para qué sirve en la puerta |
|---|---|
| Nombre y acompañantes | Confirmar que es la persona correcta |
| Pases disponibles | Saber cuántas personas pueden entrar |
| Mesa asignada | Indicarle dónde sentarse |
El escáner avisa al instante si el pase es válido, si ya se usó o si el código no pertenece a tu lista.
Grupos que llegan por partes
Si una familia tiene cuatro pases y llegan primero dos personas, se registran esos dos ingresos y los otros quedan disponibles para cuando lleguen los demás.
¿Y si se cae la señal del local?
Pasa en casi todos los salones, y la recepción está pensada para eso: sigue funcionando. Tu personal continúa registrando ingresos con normalidad y, cuando vuelve la conexión, todo se pone al día sin que nadie tenga que hacer nada.
Cómo recibe el invitado su código QR
Con el control de recepción activo, cada invitado tiene su QR en su ficha de tu lista. Desde ahí puedes enviárselo o copiarlo.
Si contratas el envío por WhatsApp, el pase de ingreso con QR le llega a cada invitado que confirmó, para que lo tenga a la mano en la entrada.
Consejos para el día del evento
- Haz una prueba unos días antes con dos o tres invitados de confianza, y luego limpia esos ingresos desde tu panel.
- Dos personas en la puerta si esperas más de cien invitados: una escanea y otra orienta.
- Lleva un cargador portátil. La cámara encendida consume batería.
- Comparte el PIN solo con quien estará en la puerta, y cámbialo si alguien deja de estarlo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un invitado no trae su código QR?
No pasa nada: el personal lo busca por su nombre en la misma pantalla y registra su ingreso igual.
¿Se puede usar el mismo código QR dos veces?
Cada pase se descuenta al usarse. Cuando una invitación ya no tiene pases disponibles, el escáner lo avisa y el personal decide.
¿Cuántas personas pueden registrar ingresos a la vez?
Las que necesites. Varios celulares pueden trabajar en la misma puerta o en entradas distintas, y los ingresos de uno aparecen en los demás.
